5 jel, hogy munkaidő nyilvántartó rendszerre van szüksége

Cégünket sok esetben keresik fel az ügyfelek már egy-egy konkrét meglévő problémával, amire szeretnének megoldást találni.

Ezekből a gyakran előforduló problémákból gyűjtöttünk össze párat, melyek közül ha valamelyik ismerősen hangzik, érdemes kialakítani Önöknél is egy biztosan működő munkaidő nyilvántartó rendszert.

Még mindig papír alapú adminisztráció

Elsőre jó ötletnek és költséghatékony megoldásnak tűnhet ez a fajta munkaidő nyilvántartó módszer is, azonban jobban átgondolva ez messze áll ettől. Az igaz, hogy ez a folyamat nem igényel drága technológiákat, de olyan hibákhoz vezethet, amiknek a javítása rendkívül költséges. Olvashatatlan kézírás, helytelen munkaidő vezetés, hamis aláírások, melyeknek javítása időigényes és költséges. A technológiának köszönhetően szerencsére ezt már mindet ki tudjuk küszöbölni.

Egyes kollégák leterheltsége

Hiányzó munkaidő nyilvántartó rendszer esetén a munkavállalók általában e-mailen keresztül jelzik különböző szándékaikat a HR vagy adminisztratív osztály számára (mint például szabadsági kérelmek benyújtása, munkaidő változásának jelzése). Az itt dolgozó kollégák ezáltal pedig rengeteg értékes időt veszítenek. Hiszen az ő feladataik közé tartozik a juttatások kezelése, képzések szervezése, toborzás is, melyek szintén kulcsfontosságú elemek a vállalat életében. Az elektronikus rendszer segítségével a fent említett feladatok kiküszöbölésével pedig plusz időhöz juthatnak.

Gyakori hibák vagy pontatlanságok

A papír alapú jelenléti ívek vagy a rendszertelen szabadság igénylők rendszerek hibákhoz vezetnek. A vezetőknél előfordulhat, hogy nem értik pontosan a szabadság okát, és így egyből elutasításra kerülnek, ami félreértésekhez vezethet. Például, ha egy munkavállaló családi eseményre ad be kérvényt, előfordulhat, hogy betegszabadságként fogják elszámolni. Egy modern elektronikus szabadság igénylő modul segítségével ezek már könnyen elkerülhetők.

A munkavállalók teljesítménye csökken

A nem ellenőrzött jelenlétek csökkenő produktivitáshoz vezethetnek. Azok a dolgozók, akik késve érkeznek, és hamarabb távoznak a munkából nem jelennek meg semmilyen táblázatban sem. Amellett, hogy munkaidejük nem lesz valódi, feszültséget okozhatnak a munkavállalók között, a nem igazságos elbírálás miatt. Egy elektronikus munkaidő nyilvántartó rendszer segítségével számon tudjuk tartani a munka idejét, a munkavégzés helyét, valamint a szünetek időtartamát is.

Bérszámfejtési feladatok előkészítésének hosszadalmas folyamata

A bérszámfejtések elkészítése napokat vesz igénybe, az elvégzett munkaórák kiszámítása bonyolult és átláthatatlan folyamat?  A munkaidő és jelenlét nyilvántartó rendszernek köszönhetően a munkaórák automatikusan kiszámításra kerülnek, figyelembe véve a túlórákat, szabadságokat, ebédszüneteket stb.