Különböző típusú távollét események és azok kezelése
Különböző típusú távollét események és azok kezelése
Egyetlen munkavállaló sem tud minden nap jelen lenni a munkahelyen. Mi, emberek nem vagyunk robotok. A szabadságoktól kezdve a betegségen át a nyaralásokig és a személyes okokig sokféle szabadság létezik.
Fontos, hogy a munkáltatók tudják, melyek ezek, hogy megalapozott szabadságpolitikát tudjanak kialakítani, és nyomon követhetővé tegyék, hogy mikor, azaz mennyi ideig és milyen okból hiányzott egy munkavállaló.
Ebben a cikkben a szabadságok főbb típusait tekintjük át (ezek többségének szerepelnie kell egy vállalat szabadságpolitikájában), valamint azt, hogyan lehet kezelni és nyomon követni a távolléteket. A végén néhány ötletet is megvizsgálunk arra vonatkozóan, hogyan csökkenthető a munkahelyi hiányzások száma.
A szabadság 8 fő típusa
Általánosságban a szabadságok különböző típusai önkéntes, nem önkéntes, fizetett és fizetés nélküli szabadságokra oszthatók. Önkéntes szabadságról akkor beszélünk, ha a munkavállaló a munkából való távollétet tervezi, például szabadságra megy. A nem önkéntes szabadság az, amikor a munkavállaló egészségügyi okok, családi haláleset stb. miatt nem tud dolgozni.
A szabadság egyes formáit a munkáltató fizeti, más formáit az állam, míg mások a munkavállalót terhelik.
Minden országnak megvan a saját jogszabálya, amely meghatározza a minimális határokat arra vonatkozóan, hogy milyen típusú szabadságok és hány napot fedez a munkavállaló, és mit fedez a kormány.
Az országok közötti különbségek, például a fizetett szabadság tekintetében, igen nagyok lehetnek. Emellett minden vállalatnak van szabadságolási politikája, vagy minden munkaszerződésben meghatározza, hogy a munkahelyről való távollétet hogyan kezelik, és ezek a politikák vállalatonként igen eltérőek lehetnek.
1. Betegszabadság
Ahogy a neve is mutatja, a betegszabadság akkor fordul elő, amikor a munkavállaló megbetegszik, és időre van szüksége a felépüléshez. Emellett sokszor a betegség terjedésének megakadályozása érdekében izolációra is szükség van, amint azt a közelmúltbeli COVID-19-es helyzetből jól tudjuk.
A betegszabadság kezelésének módját a legtöbb országban jogszabály határozza meg. A munkáltatónak bizonyos mennyiségű fizetett betegszabadságot kell biztosítania a munkavállaló számára, és néhány országban a szükséges betegszabadság mennyiségétől és a betegség súlyosságától függően az állam megtéríti a költségek egy részét.
Bizonyos nemzeteknél a munkavállalók kínosnak érzik, hogy betegszabadságot kérjenek. Ez azonban a mérgező vállalati kultúra jele lehet. Hosszú távon ez óriási egészségügyi következményekkel járhat, és kiégéshez vagy alacsonyabb termelékenységhez vezethet.
Másrészt a betegség színlelése a vállalati szabályzat súlyos megsértése.
2. Szabadság
Szabadságnak azt nevezzük, amikor a munkavállaló szabadságot vesz ki személyes távollét miatt, legyen szó utazásról, családi eseményekről vagy általában pihenésről.
A legtöbb vállalatnak szigorú szabályzata van arra vonatkozóan, hogy egy munkavállaló évente mennyi fizetett és fizetés nélküli szabadságot vehet ki, valamint arra vonatkozóan, hogy mikor és milyen folyamat szerint kell a szabadságot jóváhagyni. Magyarországon a fizetett szabadságok mértékét állami jogszabály szabályozza. Szintén törvény írja elő, hogy az éves szabadságok bizonyos százalékával a munkáltató rendelkezik.
Különösen a fiatalabb munkavállalók körében az elegendő szabadidő és a munka-magánélet egyensúlya a javadalmazási csomag fontos részét képezheti.
Sok esetben a munkavállalók akár alacsonyabb fizetést is elfogadnak, cserébe a több szabadidőért és a távmunka lehetőségéért. Ezért fontos, hogy minden vállalatnak legyen egy világosan meghatározott szabadságolási-pihenési politikája, amely átlátható és igazságos a munkavállalók számára. A fizetés mellett a (fizetett) szabadságnapok száma az egyik leggyakoribb változó a munkaügyi tárgyalások során.
3. Szülési és apasági szabadság
A szülési szabadság az egyik legfontosabb szabadságtípus annak érdekében, hogy az anya felépüljön a szülésből és gondoskodjon az újszülöttről.
Az egyes országok között jelentős különbségek vannak a tekintetben, hogy hány hetet kap egy anya szülési szabadságra, és mit fedez a kormány.
Az uniós országokban a leghosszabb a fizetett szülési szabadság (16 és 85 hét között), míg az Egyesült Államokban és Ausztráliában meglehetősen kevés a fizetett szülési szabadság.
Nem szabad megfeledkeznünk az apasági szabadságról sem, amelynek célja, hogy az újdonsült apák időt töltsenek a babával, és támogassák az anyát az első hetekben. Az apasági szabadság általában sokkal rövidebb, 1-2 hét, és egyes országokban kötelező, míg más országokban az egyes vállalatokra bízzák a döntést.
4. Állami és vallási ünnepek
Minden országban más-más munkaszüneti napok vannak; némelyikük állami, míg mások vallási ünnepek. Néhány ilyen ünnepnapot több országban ugyanazon a napon is megünnepelnek.
Néhány példa az ilyen ünnepekre:
Karácsony,
Újév,
Nagypéntek,
Húsvét hétfő,
a munka ünnepe és így tovább.
A munkaszüneti napok bizonyos értelemben a kormány által biztosított szabadnapok.
Fontos, hogy az év elején minden egyes országos szabadnapot jelölje meg a vállalati naptárban, és ennek megfelelően tervezze meg a műszakokat. A munkaszüneti és vallási ünnepeket egy munkaidő nyilvántartó rendszerben is nyomon követheti.
5. Rendkívüli (Temetési szabadság)
A gyászszabadság olyan esetekre vonatkozik, amikor egy munkavállaló elveszíti valamelyik szerettét, hozzátartozóját. Ez a gyászolásra, a temetésről való gondoskodásra és az egyéb, valakinek a halálával járó feladatokra szánt szabadidő.
Leggyakrabban a vállalatok egytől több napig terjedő gyászszabadságot hagynak jóvá munkavállalóik számára, Magyarországon ennek mértékét szintén jogszabály írja elő (szintén korlátozó tényező példádul, hogy csak egyenes ági hozzátartozó esetén érvényes, de különleges esetben a munkáltató ettől hozhat eltérő döntés, a munkavállaló javára). Egyes országokban a gyászszabadság kötelező, más országokban nem.
6. Túlóra csúsztatása
A kompenzációs szabadság a túlórákhoz kapcsolódik. Ahogyan egy vállalatnak rendelkeznie kell szabadságolási politikával, úgy kell rendelkeznie túlórapolitikával is.
A túlórákat is megfelelően kell kezelni túlórakezelő szoftverrel. Ezt szem előtt tartva egyes vállalatok lehetővé teszik a munkavállalók számára a túlórák vállalását, amelyek után szabadnapokkal kompenzálják őket.
7. Alkotói szabadság
Az alkotói szabadság meglehetősen népszerű a tudományos életben, és alapvetően hosszabb, általában több hónapos szünetet jelent.
Az alkotói szabadság (angolul sabbatical) nyugaton régebb óta ismert, a magyar jogba a legutóbbi időkben bevezetett intézmény, amely bizonyos munkavállalóknak biztosított fél-egyéves fizetett vagy fizetetlen szabadságot jelent. Komoly előnye, hogy a rutin megtörése miatt a munka az alkotói szabadság után ismét vonzóvá válik, és ami ennél is fontosabb, a következő időszakban sokat lehet profitálni azokból az ötletekből, melyeket az alkotói szabadság inspirált.
Nyugaton több esetben az egyes cégek is szabályozzák az alkotói szabadság kivételének feltételeit. Munkakörtől függően 5-7 ledolgozott év után lehet fizetett vagy fizetés nélküli féléves szabadságra menni. Egyes cégek ezt bizonyos önfejlesztéshez kötik, mások semmilyen elvárást nem támasztanak az időtöltés tartalmával kapcsolatban.
Közös megegyezéssel bármikor kezdeményezhető, azonban ezt felkészülésnek kell megelőznie, így lehet mindkét fél számára zökkenőmentes a változás. Nyugaton egyre népszerűbbek a megújulási, felfrissülési szabadságok, különösen közép- és felső vezetők körében. (Wikipédia, 2019)
Leggyakrabban a munkavállalók azért vesznek ki alkotói szabadságot, hogy más érdeklődési körüknek, szenvedélyüknek vagy hobbijuknak éljenek (például világutazás, egy új téma tanulmányozása stb. céljából), és néha azért, hogy teljesen kiheverjék a hosszabb ideig tartó, stresszes munkavégzést. Általában 6-12 hónapig tart.
Gyakran előfordul, hogy a vállalatok a hűségük és a múltban végzett jó munkájuk jutalmaként adják meg az alkotói szabadság lehetőségét azoknak az alkalmazottaknak, akik hosszabb ideje dolgoznak a szervezetnél.
Egyes vállalatok fizetett vagy részben fizetett alkotói szabadságot kínálnak, mások pedig csak a fizetés nélküli alkotói szabadság lehetőségét kínálják.
8. Fizetetlen szabadság
Egyes vállalatok lehetővé teszik a munkavállalók számára, hogy fizetés nélküli szabadságot vegyenek ki, ami azt jelenti, hogy a távollét fizetéscsökkentéssel (vagy az adott napok nem kifizetésével) jár.
Ezt általában szigorúan meghatározza a szervezet szabadságolási szabályzata, beleértve azt is, hogy hány fizetés nélküli napot vehet ki egy alkalmazott, mikor, mi a jóváhagyási eljárás, és ez hogyan befolyásolja a fizetést.
Ez különösen azoknak a munkavállalóknak hasznos, akik a magasabb fizetés helyett inkább a több szabadidőt részesítik előnyben.
Egyéb szabadságtípusok
A fent ismertetett főbb szabadságtípusokon kívül számos más lehetőségről is tudunk. Ezek a szabadságtípusok kevésbé gyakoriak, és nem mindig vannak meghatározva a vállalat szabadságolási szabályzatában.
Ennek ellenére jó, ha tisztában vagyunk velük:
- Tanulmányi szabadság
- Katonai szabadság
- Esküdtszéki szolgálat / tanúként történő bírósági vallomástételhez szükséges szabadság
- Választási nap
- Szabadság önkéntes munkára és véradásra
- Szabadság tüntetések miatt
- Kedvezőtlen időjárási viszonyok miatti szabadság
- Felmondási szabadság, ha valaki felmond a munkahelyén
A vállalat szabadságolási politikája
A szabadságpolitika a vállalat belső dokumentuma, amely meghatározza, hogyan kezelik a munkahelyi távolléteket. A szabadságpolitikában általában a következő dolgokat határozzák meg:
- A szabadságok típusa, amelyre a munkavállaló jogosult
- A munkavállalónak járó fizetett szabadság összege
- Hogyan lehet szabadságot igényelni, és mi a jóváhagyási eljárás
- Eljárások és következmények a szabadságpolitika megszegése esetén
- A szabadságpolitika fontos mind a munkáltató, mind a munkavállaló számára, mivel nagyon világosan meghatározza a távollétek kezelésének módját.
Egyrészt a szabadságpolitikával a munkavállalók biztosítva vannak az őket megillető szabadidőre, másrészt a munkáltató szigorúan meg tudja határozni a korlátokat és a következményeket az engedély nélküli szabadságok esetén.
A különböző típusú szabadságok nyomon követése
Ha már rendelkezik egy világosan meghatározott szabadságolási szabályzattal, fontos, hogy rendszeresen nyomon követhesse az alkalmazottak távolléteit.
Egy olyan munkaidő nyilvántartási megoldással, mint a SPICA All Hours, könnyen nyomon követheti, hogy egy alkalmazott mikor, mennyi ideig és milyen okból hiányzott. Emellett jóváhagyhatja a távolléteket, és részletes távolléti jelentéseket kaphat egyéni, csapat- vagy részlegszinten.
Egy teljes körű szabadságkezelő rendszer olyan funkciókkal rendelkezik, mint például:
- Interaktív naptár a távollétek tervezéséhez
- Olyan funkciók, amelyek lehetővé teszik a munkavállalók számára, hogy távolléti kérelmeket nyújtsanak be, amelyeket aztán az alkalmazáson keresztül lehet jóváhagyni vagy elutasítani
- Különböző szabályok beállításának lehetősége a különböző alkalmazottak számára
- A jóváhagyások átlátható előzményei, így nem fordulhat elő félreértés
- A távollétek egyszerű nyomon követésére és vizuális statisztikák készítésére szolgáló funkciók
- Csapat szabadságok kezelése
- Az elhatárolások betartásának biztosítását szolgáló funkciók
- Lehetőség más típusú munkavégzés, például távmunka nyomon követésére („Home office”)
- Egy felhőalapú szabadságkezelő rendszerrel automatizálhatja a folyamatot, csökkentheti az adminisztrációt, és sokkal gyorsabbá és átláthatóbbá teheti a távollétek jóváhagyását. Teljesen ingyenesen tesztelheti szabadságkezelési megoldásunkat.
A munkahelyi hiányzások csökkentése
Végül, de nem utolsó sorban említsünk meg néhány ajánlást arra vonatkozóan, hogyan csökkenthető a munkahelyi hiányzás. Mindannyiunknak szüksége van szabadidőre, és mindannyian megbetegedhetünk, de ettől függetlenül a túlzott hiányzás nagy terhet jelenthet egy vállalat termelékenységére.
A vállalati kultúra, a szabadságolási politika, a vezetési stílus, a munkaterhelés és hasonló tényezők nagyban befolyásolhatják, hogy a munkavállalók hány napot hiányoznak a munkahelyükről, különösen hosszú távon.
Íme néhány általános ajánlás az távollétek kezelésére:
- Ösztönözze az egészséges életmódot, és hozzon létre vállalati egészség megőrző programokat, például vállalati sporteseményeket, jógaórákat munka közben, hozzáférést egy edzőteremhez stb.
- Tartsanak egészséges étkezést az irodában
- Győződjön meg arról, hogy zéró toleranciát tanúsít a zaklatással és a bántalmazással szemben
- Ösztönözze a csapatmunkát és a jó kapcsolatokat a munkavállalók között
- Tartsa mértékkel a munkahelyi stresszt, hogy az elősegítse a növekedést és ne a kiégést
- Kínáljon rugalmas munkalehetőségeket, beleértve a távmunkát is
- Mutassa meg, hogy törődik a munkavállalókkal, és nyújtson támogatást a bajba jutott munkavállalóknak
- Mint már említettük, rendelkezzen világos szabadságolási szabályzattal és átlátható nyomon követéssel, amely magában foglalja az engedély nélküli távollétek azonnali szankcionálását is
Ha még nincs egyértelmű szabadságkezelési politikája a vállalatánál, arra biztatjuk, hogy határozzon meg egyet, majd vezessen be egy olyan távollét kezelő, munkaidő nyilvántartó megoldást, mint a SPICA All Hours, a különböző szabadságtípusok nyomon követésére és megfelelő kezelésére.
Kérjen ajánlatot vagy rendszerbemutatót az alábbi linkre kattintva:
Felkeltettük érdeklődését?
Kérjen ingyenes Spica szoftverbemutatót vagy kötelezettségmentes árajánlatot!
