Hogyan előzze meg, hogy munkavállalói elfelejtsék a blokkolás folyamatát
Amikor egy vállalatnál munkaidő nyilvántartó rendszer kerül beüzemelésre, az egyik legfontosabb szempont az, hogy a munkavállalók ne felejtsenek el be- és kiblokkolni.
A legtöbb esetben nem arról van szó, hogy a munkavállalók nem szeretnének blokkolni, sokkal inkább arról van szó, hogy időről időre könnyen elfelejti az ember, különösen akkor, ha sokszor ingázik a munkahelyek között, vagy ha többféle munkaidő nyilvántartó eszköz van használatban (például mobilos applikáció, webes felület vagy akár munkaidő nyilvántartó terminál).
Ebben a cikkben szeretnénk megemlíteni néhány tippet és taktikát arra, hogy hogyan előzze meg a munkavállalók blokkolásának elfelejtését.
Cégünk több éve foglalkozik munkaidő nyilvántartó rendszerek telepítésével, így rengeteg tapasztalattal bővelkedünk, és ezekre a tapasztalatokra alapozva segítünk az aktuális problémák megoldásán.
Megjegyzés: A pontos bérszámfejtés előkészítéséhez rendkívül fontos a munkaidő nyilvántartás, így kérjük legyen erre fokozott figyelemmel!
A becsekkolás elmaradása véletlenül, vagy szándékosan
„Elfelejteni” be-és kiblokkolás. Ez egy kézenfekvő kifogás lehet azon munkavállalók számára, akik hajlamosak a késésre vagy a korai távozásra. Ilyen esetekben könnyen el tudják titkolni a késésüket, fizetésükben mégis megkapják a teljes összeget annak ellenére, hogy nem voltak jelen a teljes munkaidőben.
A rendszer nem megfelelő használata többféleképpen történhet:
- A munkavállaló nem blokkol pontosan be és ki, így azt a fizetést is megkaphatja, mikor nem is dolgozott
- A munkavállalók megkérik munkatársukat, hogy blokkoljanak be helyettük
- Meghosszabbított szünetek
- A késői érkezés és/vagy korai távozás elrejtése
Vannak olyan esetek is, mikor a munkavállalók megnövelik óraszámaikat, a magasabb fizetés érdekében.
Valószínűleg tehát Ön is találkozott már az előzően említett problémák valamelyikével.
- Készítsen szabályzatot
Ugyan a probléma megoldása elsőre nehéznek tűnhet, mégis kezdésnek remek lépés egy pontosan meghatározott, összeállított szabálykönyv létrehozása és bevezetése. Egy ilyen új irányelv bevezetésekor fontos tisztázni, hogy a munkavállalóknak hol, mikor, és hogyan kellene be-és kiblokkolni. Fontos a munkavállalókat figyelmeztetni benne, hogy munkaköri elvásár a hiteles és folyamatos munkaidő nyilvántartás. Fektessen nagy hangsúlyt arra is, hogy a munkavállalók megértsék az ügy fontosságát, és érezzék, ez nem ellenük, hanem értük van.
- Határozza meg a következményeket
Határozza meg egyértelműen, hogy milyen következményekre számíthatnak a munkavállalók, akiknél folyamatosan ismétlődő hibákat lehet észrevenni a blokkolásokkal kapcsolatban. Tisztázza, hogy milyen következményekkel jár, ha nem tesznek eleget az írásban foglaltaknak. Néhány példa erre:
- Elbeszélgetés
- Szóbeli figyelmeztetés
- Írásbeli figyelmeztetés
- Felfüggesztés
- Elbocsátás
- Kövesse a szabályzatban meghatározott feltételeket kivételek nélkül
Amikor egy munkaidő nyilvántartó rendszer szabályozásáról van szó, fontos szem előtt tartani az egységes bánásmódot minden munkavállalóval szemben.
Előfordulhat, hogy egy elfelejtett blokkolás tényleg véletlenül történik a munkavállaló részéről, mégis ilyen esetben is határozottan követni kell a meghatározott protokollt és szankciókat.
Ezeknek a szabályoknak mindenkire egységesen vonatkozni kell, a teljesítmény, munkakör vagy munkatapasztalattól függetlenül. Ezzel azt az üzenetet fogjuk sugallani, hogy a kivételezés semmilyen esetben sem fordul elő.
Természetesen az esetek többségében a hibák ténylegesen véletlenül történnek, így javasolt elsőként enyhébb szabályokat bevezetni és több hiba esetén szigorítani azokat.
3 +1. Állítson be emlékeztetőket
Plusz tippnek azt ajánlanánk, hogy ha van rá mód állítson be munkavállalóinak emlékeztető e-maileket, vagy estleg ösztönözze őket, hogy állítsanak be ők valamiféle emlékeztetőt akár számítógépünkön, vagy telefonjukon.
Felkeltettük érdeklődését?
Kérjen ingyenes Spica szoftverbemutatót vagy kötelezettségmentes árajánlatot!
