SPICA munkaidő nyilvántartás

Fedezze fel a Time & Space
munkaidő nyilvántartó rendszer sokoldalúságát!

Munkaidő nyilvántartó rendszer funkciói:

  • SAP, Bérszámfejtő szoftver és HR szoftver integráció,
  • Beosztás tervező modul (termelő vállalatok, egészségügyi intézmények, multinacionális vállalatok),
  • Szabadság és esemény igénylő modul ( beleértve: korai távozás, apa nap, GYES, táppénz, betegszabadság, telephelyen kívüli munka, üzleti út, és még számos előre definiált és egyedi jogcím),
  • Bérszámfejtésre előkészített anyagok,
  • Több munkarend, műszak kezelés: akár előre tervezett műszakok,
  • Éjszakán átívelő munkavégzés kezelése a rendszerben,
  • Túlóra, hiányzás és távozás események naplózása és riportálása,
  • Hó végi riportok, lekérdezése készítése.
Óra alapú elszámolás, egyszerű munkaidő nyilvántartás

A rendszer az első érkezés és utolsó távozás eseményekből elkészíti a munkavállaló adott napi munkaidő nyilvántartását. Óra alapú mérést tesz lehetővé, érkezés-távozás események és a kettő között eltelt idő mérése. Fontos megjegyezni, hogy a munkaidő nyilvántartás mellett, egyben a beléptető funkciókat is ellátja rendszerünk, tehát az egyszerű munkaidő nyilvántartás IS integráltan beléptető rendszert is tartalmaz.

Munkaidő nyilvántartás - SPICA
Rugalmas munkaidő

A rugalmas munkaidőben való dolgozás egyre nagyobb népszerűségnek örvend. Egyre több vállalt vezeti be alkalmazottai számára, így ha Ön is ezt alkalmazza, a Spica Time&Space munkaidő nyilvántartás lehet a megoldás.

Több módon is lehetséges a rugalmas munkaidő bevezetése vállalatánál, ezek kezelésében a Spica rendszer mind segítségére lehet.

A Rugalmas munkaidő megadja a lehetőséget, hogy munkaidejét rugalmasan kezelje az előre megadott keretek között. Általában ennél a kalkulációs módnál is van egy megadott törzsidő, amikor a munkavállalónak mindenképpen jelen kell lennie. A munkavállalónak így lehetősége van a részére meghatározott munkaidő keretet rugalmasan kitölteni.

Munkaidő nyilvántartás, beléptető rendszerek - SPICA

Elveszített órák – A munkavállalóknak ilyenkor egy éves munkaidő keret kerül meghatározásra. Jellemzően a szezonális üzletágak használják ezt a kalkulációt a szezon és a holt szezon közti különbségek kiegyenlítésére.

Tömbösített munkaidő – Itt a munkavállaló a rendes meghatározott munkaidőt dolgozza le, csak kevesebb nap alatt. Például a 40 órás munkahetet 4 nap alatt teljesíti. Ezt a kalkulációt használjuk részmunkaidőben foglalkoztatott személyek esetén is.

Home office – Ebben az esetben a munkavállaló otthonról is ledolgozhatja munkaidejének egy részét, vagy akár a teljes keretet.

Minden, feljebb felsorolt rugalmas munkaidő kezelés esetén szükséges a ledolgozott órák valamilyen formájú regisztrálása, hogy utána nyilván lehessen tartani az aktuális egyenleget, a hátra levő szabad napokat, és az esetleges túlórákat. A Spica szoftvere erre nyújt kifejezetten az Önök igényeihez igazítható megoldást.

A szoftver könnyen használható, és minden adat egy felületen, átláthatóan érhető el. A dolgozók és munkáltatók könnyedén ellenőrizhetik ledolgozott óráikat, és a fennmaradó egyenleget a munkaidő terminálokon, webböngészős felületen vagy akár okostelefonos applikáció segítségével is.

Ipari/termelési munkaidő

A Spica megfelelő megoldást jelent termelő vállalatok, ipari objektumok szigorú szabályrendszer szerinti műszakok és beosztások kezelésére, ahol a munkaidő nyilvántartás komoly kihívást jelenthet.

A több munkarend kezelésével, a különböző elszámolási módok bevezetésével, valamint az egyre nagyobb hangsúlyt kapó munka- és egészségvédelmi szabályok bevezetésével a Spica nagy segítségére lehet. A munkaidő nyilvántartó szoftverünk széles körben kínál megoldást az ipari és termeléssel foglalkozó vállalatok sajátos és egyedi problémáira, kihívásaira.

Munkaidő nyilvántartás, ipari/termelési munkaidő - SPICA

Ismerős ezek közül valamelyik pont:

  • több különböző munkarend, 24 órás termelés?
  • nehezen nyilván tartható jelenlét és távol maradás?
  • túlságosan nehézkes adminisztráció a bérszámfejtéskor?
  • különböző bérek, jutalmak és bónuszok a különböző munkavállalóknak?
  • nehezen nyilvántartható túlóra költségek?

 

Váltások kezelése, 24/7 termelés

Vállalati működésének megértését követően vesszük a fáradságot, hogy pontosan konfiguráljuk a rendszert az Önök által alkalmazott munkarendekhez. Így minden munkavállaló munkaideje pontosan az elvárt módon kerül elszámolásra.

Az automatikus és intelligens szabályok alkalmazkodnak az esetleges adhoc változásokhoz, és így külső beavatkozás nélkül is képesek azt lekezelni. Például ha a dolgozót kivételesen 14:00-22:00-ig hívtuk be dolgozni, a megszokott 6:00-14:00 helyett, a rendszer automatikusan az új szabályok szerint naplózza a munkaidőt.

Munkavédelem, és biztonság – Jelenlét riport

A belépési és munkaidő adatok élőben, azonnal naplózásra kerülnek a háttér szoftverben. Így minden jogosult felhasználó azonnal láthatja a munkavállalók aktuális jelenléti vagy távolléti állapotát. Egy riasztás esetén pedig azonnal percre pontos listát kaphatunk az épületben tartózkodó személyekről.

A múltbéli adatok pár kattintással lekérhetők a rendszerből, így tetszőleges időintervallumra kérhetjük le az akkori objektumban tartózkodók listáját. Ezzel jelentősen leegyszerűsíthető az esetleges incidensek felgöngyölítése.

Túlóra költségek

Sokszor nem kerülhető el a túlórák alkalmazása, habár legtöbbször ez a sok megrendelés és a közelső teljesítési határidők jele. Előfordulhat olyan eset is, mikor egy hiányzó kolléga pótlására kell valakit túlórára behívni. A munkaidő nyilvántartó rendszerünk segít.

Külső bérszámfejtővel/HR rendszerrel való csatlakoztatás

Ahogy a beléptetés, úgy a munkaidő nyilvántartás során is igény lehet, hogy többféle, mindig az adott helyzetnek és szintnek megfelelően azonosítsuk a munkavállalókat.

A Spica rendszerében a következő módokon lehet a munkavállalókat azonosítani, és ez által kezelni munkaidejüket:

  • Proximity kártyával,
  • Biometrikus terminálokon keresztül,
  • PIN kóddal,
  • Mobil telefonnal,
  • Webes felületeken felhasználói névvel és jelszóval.
Munkaidő nyilvántartás, külső bérszámfejtő - SPICA
Dynamic Scheduling egy beosztás tervező modul

A Dynamic Scheduling rugalmas megoldást kínál a munkaidő nyilvántartásra, valamint teljes áttekintést nyújt a tervezett munkaidőről. A napi, heti vagy havi bontást egy felületen kezelheti. A modul segítségével könnyen kezelheti alkalmazottai egyedi kéréseit, tervezhet szabadsággal és mindemelett figyel a törvényi előírások betartására. Ha kész a tervezett beosztás azt egy felhasználóbarát formátumban tudja bemutatni a dolgozóknak. Az alkalmazás továbbá lehetővé teszi, hogy a dolgozók egyénileg beírják az esetleges módosításaikat, ezáltal idős spórolhatnak és csökkenthetik a hibák számát. A több műszakban dolgozó vagy nem helyhez kötött munkavállalók számára is pontos ütem tervet képes készíteni a modul, ami minimalizálja az esetleges hiányokat, kieséseket.

Munkaidő nyilvántartás, Dynamic Scheduling - SPICA

Dynamic Scheduling lehetővé teszi, hogy a valós igényeknek megfelelően tervezzen

A tervezés folyamata valódi igények kiaknázásán nyugszik, hiszen az elsődleges feladat a magas termelési szint fenntartása, különösen a gyárakban, kiskereskedelemben, logisztikában. Hogyan tudom ezt megtenni? Az első lépések egyike a HR osztály igényeinek pontos felmérése, majd az alkalmazottak megfelelő elosztása, valamint a Dynamic Scheduling segítségével a beosztás tényleges helyzethez igazítása.  Az ilyen megközelítés csökkenti a személyzeti többletet és elkerülhetjük az esetleges munkaerőhiányt. A költségek helyes elosztása javítja a termelékenységet és az alkalmazottak számára is biztos munkakörülményeket generál.

Egyszerű és átlátható beosztástervezés

A Dynamic Scheduling használatakor használjon szimbólumokat melyekkel, egyszerűen jelezhez egy-egy dolgozó meghatározott táblájába. Minden szimbólum egy műszakot, beosztást vagy egy hiány típusát jelöli. Egyetlen felületen érheti el az egyes dolgozók tervezett, befejezett és szabad óráinak adatait.

A munkavégzés helye és áthelyezések

A Dynamic Scheduling arra lett kifejlesztve, a megfelelő munkahelyen, a megfelelő emberek, a megfelelő időben elvet maximálisan kiaknázza. Minden munkahelynek megvannak a maga igényei, előfordulhat olyan nap, amikor nincs elegendő személyzet ezen igények kielégítésére, az alkalmazás segítségével egyszerű áthelyezést biztosítunk különböző üzleti egységek között, amely magas színvonalú szolgáltatásokat tesz lehetővé.

Teljes adatáttekintés

Az ügyfelek száma egy üzletben, a korházi telítettség, a call centeres hívások száma, a gyárba beérkező megrendelések, jelentősen befolyásolják a tervezés folyamatát. Ezenkívül be kell felelni a jogi kereteknek, illetve a belső szabályzatoknak. Mindezen paraméterek figyelembevétele optimális beosztást és magasfokú termelékenységet eredményez.

A dolgozó is számít

Gyakran nehéz egyenletes elosztani a munkaterheket az összes alkalmazott között, a rugalmas szervezettség és az alkalmazottak személyes preferenciáinak figyelembevétele azonban jelentősen növelheti az elégedettséget. Adjon lehetőséget dolgozóinak, hogy aktívan résztvegyenek a beosztástervezésben, ezzel is jelentősen növelve az elégedettséget és a beosztástervezés hatékonyságát.  Ezt a lehetőséget megadva érezheti majd dolgozóin a motiváció növekedését, illetve a menedzsment döntéseit könyebben fogadják. Jutalma az lesz, hogy cége nagyobb hatékonysággal és kevesebb kieséssel fog üzemelni.

Dynamic Scheduling előnyei

  • Dynamic Scheduling transzparensen átlátható, a beosztások kinyomtathatóak és továbbíthatóak a kívánt formátumban ezzel is tovább egyszerűsítve a tervezési folyamatokat.
  • Egyszerű és átlátható értesítési rendszerrel dolgozik.
  • A valós igényeken alapuló tervezés csökkenti a költségeket és növeli az alkalmazottak produktivitását.
  • A beépített automatikus figyelmeztetések jelentősen csökkentik a jogszabályi előírások be nem tartása vagy a tervezett ütemezéstől való eltérés miatti hibák számát
Riportálás PIF modullal

A Payroll Integration Framework (PIF) egy speciális modul a Time&Space-en belül. A modul egy automatizált bérszámfejtést tesz lehetővé a könyvelő és HR osztályok számára.

A PIF egy hídként működik a Time&Space adatbázisa és a kívánt bérszámfejtési szoftver között. Támogatja a további adatbevitelt, az adatok átalakítását és újraszámítását, valamint bármilyen adatformátumba való exportálását.

A modul számos előre elkészített sémát kínál, a teljes munkaidő nyilvántartására, az üzleti és személyes távollétek kezelésére, bónuszokra, ingázási költségekre, mindenféle egyéb költségekre.

SPICA Payroll Integration Framework, munkaidő nyilvántartás

Milyen lehetőségeket ad a PIF?

  • Előre beállított kalkulációk munkaidő számításhoz, távollétek, költségek és bónuszok kezelése
  • PIF riportok
  • Testreszabott riportok lehetősége
  • Adatok exportálása adatbázisba
  • Riportok exportálása a tetszőleges adatformátumba
  • PIF bővítmények

PIF bővítmények

A PIF funkciói tovább szélesíthetők és kombinálhatók a bővítmények segítségével.  A PIF bővítmények három alapvető típusa:

  • Specifikus számítási funkciókat ellátó modulok
  • Speciális riportokat készítő modulok
  • Exportáló bővítmények amelyek lehetővé teszik a kommunikációt az adatbázis között

A Spica számos kész PIF bővítményt biztosit, főleg bérszámfejtési riportokhoz.

A kész és egyedi beépülő modulok kombinálásával gyakorlatilag bármilyen integrációs követelmény lefedhető a PIF segítségével.

PIF előnyei:

  • A manuálisan elkövetett hibák kizárása
  • Gyorsabb adatfeldolgozás, a programok közötti automatikus adatátvitelnek köszönhetően
  • Frissítés lehetősége testreszabott riportokkal, számításokkal és exportokkal
  • A funkciók tovább bővítése egyedi bővítményekkel
Munkaidő nyilvántartás, munkaidő nyilvántartó rendszer - SPICA